Intranet - das interne Netzwerk

Bei der unternehmensinternen Vernetzung der einzelnen Rechner sowie Server spricht man von einem Intranet - dieses Netzwerk ist innerhalb der Organisation aufgebaut und nach außen hin abgeschirmt, während das Internet öffentlich und theoretisch für jeden zugänglich ist.

Durch die interne Vernetzung der einzelnen PCs der Mitarbeiter ergibt sich für Unternehmen die große Chance, die interne Unternehmenskommunikation zu fördern, Geschäftsprozesse zu optimieren und den Arbeitsalltag für Führungskräfte transparenter zu gestalten. Hierfür ist eine auf das Unternehmen zugeschnittene Intranet-Software erforderlich. Diese wird auf einem internen Server installiert und dient im Netzwerk als zentrales Verwaltungsprogramm, das durch die Kombination verschiedener Programmbausteine die Kommunikations- und Unternehmensprozesse bestmöglich unterstützt.

Vorteile von Intranet-Software

  • Optimierung der internen Unternehmens-Kommunikation
  • Strukturierung der Work-Flows
  • Unterstützung der Team-Struktur
  • Dokumentation und Archivierung von kostbarem Unternehmens-Know-How
  • Einsparung von Transaktionskosten durch zentrales Informationssystem
  • Vereinfachtes Controlling der operativen Arbeitsabläufe durch das Management
  • Flexibel erweiterbar durch zusätzliche Modulbausteine für ein zukunftssicheres System
  • Plattformunabhängig aufrufbar

Die Intranet-Software

Das Intranetsystem kann man sich Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungs-Tool vorstellen oder als digitales „Schwarzes Brett“. Jeder oder auch ausgewählte Mitarbeiter können Zugriff auf dieses System bekommen und sich dort mit einem persönlichen Profil einloggen. Je nach Organisationsstruktur und Mitarbeiter-Anzahl besteht mit einem maßgeschneiderten Intranet die Option, auf die Struktur der Organisation einzugehen und daraufhin die einzelnen Softwarebausteine zu konzipieren und zu verknüpfen.

Moderne Intranet-Tools sind in der Regel über den Internet-Browser aufzurufen und auf eine ansprechende Art aufbereitet. Das Aussehen ähnelt einer interaktiven Webseite, es muss keine zusätzliche Software auf den PCs der Mitarbeiter installiert und verwaltet werden.

Auch wenn die Rede von einem System im “Intranet" ist, ist es dennoch möglich dieses von Außerhalb aufzurufen. Damit ist es auch externen Mitarbeitern möglich, auf Informationen zu Prozessen von unterwegs zuzugreifen. Denn auch beim Intranet-System setzen wir auf modernste Web-Technologie und responsives Design.

Frank Schmitz, IT-Experte

Individuelle Software-Bausteine

Gruppen-Verwaltung:

Je nach Organisationsstruktur können in der Intranet-Software Gruppen angelegt werden, in denen Themen und Mitarbeiter zusammengefasst werden. Diese können zum Beispiel nach Konzernsparten, Branchen, Abteilungen oder Mandanten angelegt und zugeteilt werden. Somit passt sich die Oberfläche und Arbeitsstruktur des Intranets an die Organisation des Unternehmens an.

Nutzerberechtigungen- & verwaltung:

Die Mitglieder des Intranets erhalten verschiedene Berechtigungen. Somit können zum Beispiel IT-Administratoren vollen Zugriff auf alle Funktionen der Software erhalten, während der operative Mitarbeiter nur eingeschränkte Nutzerberechtigungen erhält. Dadurch wird verhindert, dass dieser versehentlich Einstellungen anSystem vornimmt, oder Inhalte einsehen kann, die nicht für ihn bestimmt sind. Die Nutzerverwaltung dient auch dazu, die Mitglieder den einzelnen Gruppen nach Zuständigkeits- und Verantwortungsbereich einzuteilen. Gruppen, die seinen Arbeitsalltag nicht betreffen, bekommt er je nach Einstellung nicht angezeigt. Führungskräfte können in Gruppen agieren die für andere Mitarbeiter nicht einsehbar sind.

„Schwarzes Brett“:

Die Unternehmensführung kann ihren Mitarbeitern mit Hilfe des Intranets schnell und attraktiv ausgewählte Nachrichten, zum Beispiel Unternehmens-News, zukommen lassen. Loggen sich die Mitarbeiter im Intranet ein, erhalten sie an einer zentralen Stelle auf der Startseite des Intranets die Neuigkeiten angezeigt, können sich hierzu Text, Grafik und Video, je nach Aufbereitung, anschauen und je nach Einstellung durch den Publizisten mit dem Eintrag interagieren - zum Beispiel durch einen Kommentar.

Aufgaben-Verwaltung:

Mitglieder können sich für jede Aufgabe ein "Ticket" anlegen. Tickets sind in der Regel Gruppen zugeordnet und dokumentieren die Arbeiten des Teams. Dabei bietet ein Ticket die Möglichkeit, den Verlauf mit anderen Mitgliedern seines Teams zu teilen und sich anstehende Aufgaben untereinander zuzuweisen.

Ein Beispiel zur genaueren Erläuterung:
Mitarbeiter A ist tätig für Mandant X. Für Mandanten X existiert eine Gruppe im Intranet - alle Mitarbeiter die im Unternehmen für diesen Mandanten tätig sind, sind auch Teil dieser Gruppe. Mitarbeiter A soll nun ein Angebot für ein Projekt des Mandanten X erstellen. Er legt hierfür ein Ticket an und dokumentiert die Kalkulation seines Angebotes. Allerdings fehlt ihm für den Abschluss eine wichtige Information von Mitarbeiter B. Nun bietet ihm die Intranet-Software an, das Ticket an Mitarbeiter B weiterzuleiten damit dieser auf die Frage antworten und das Ticket zurück an Mitarbeiter A geben kann. Im weiteren Prozessverlauf füllt sich das Ticket, Kommentar für Kommentar, und bündelt das entstandene Wissen.

Fällt ein Mitarbeiter aus oder wir ein neuer Mitarbeiter als Unterstüzung hinzugezogen, ist der bisherige Verlauf gut dokumentiert und es kann punktgenau weitergearbeitet werden. Team-Mitglieder können sich also selbstständig über die Inhalte informieren und Führungskräfte bekommen einen genauen Einblick über den Status und die bisherigen Aufgaben.

Wissens-Management:

Eines der wichtigsten internen Unternehmensgüter ist das Know-How der Angestellten. Da oft die Informationen und das Wissen nicht nur eine einzelne Person betreffen, sondern ganze Teams oder Abteilungen, bietet es sich an dieses an einer zentralen Stelle zu sammeln und zu dokumentieren. Die Intranet-Software unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Know-How schnell auffindbar festzuhalten. Damit wird Zeit bei der Suche gespart und auch das Einarbeiten neuer Mitarbeiter wird effizienter gestaltet. Das Wissen des Unternehmens gut strukturiert festzuhalten gibt allen Beteiligten ein gutes Gefühl.

Zeitenerfassung & Controlling:

Bei jeder Tätigkeit die die Mitarbeiter durchführen und dokumentieren können die Mitarbeiter bei Bedarf den Zeitaufwand festhalten, den sie für die Erfüllung der Aufgabe benötigt haben. Damit kann zu jeder Zeit ein Controlling erfolgen und Plan- sowie IST-Kalkulation grafisch und nummerisch gegenübergestellt werden. Die Mitarbeiter erhalten ein Gespür für Ihre Arbeitsleistung und Effizienz und ebenso werden Fehlkalkulationen ersichtlich.

Klare Ziele

Durch die Integration einer Intranet-Software in Ihr Unternehmen behalten Sie den Überblick und halten bestehendes Wissen fest. Dank der digitalen Abbildung Ihrer Workflows senken Sie Informations-, Transaktions- sowie Prozesskosten und binden durch den modernen Umgang Ihre Mitarbeiter an Ihr Unternehmen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Tool an die Hand, welches ihnen einen roten Faden durch den Arbeitsalltag bietet. Die Automatisierung der Workflows wird sie entlasten und für eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein klasse Miteinander im Team sorgen.

Jonas Nieland, Online-Marketing-Experte

Kontaktieren Sie uns sehr gerne damit wir gemeinsam das Potential analyisieren und aufzeigen, bei dem Sie und Ihre Mitarbeiter durch die Einführung einer Intranet-Software profitieren.

Sie sehen das anders oder haben Fragen?
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.